Polityka Prywatności Thaipol.com Co., Ltd.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady zbierania, wykorzystywania, przechowywania, udostępniania i ochrony danych użytkowników korzystających z serwisów oraz usług zarządzanych przez Thaipol.com Co., Ltd.

Polityka obejmuje w szczególności następujące serwisy i marki:

• ThaiPol.com
• TajskieWakacje.pl
• ThaiTripGuide.com, w tym narzędzia i aplikacje AI związane z przewodnikiem po Tajlandii
• TajlandiaPoPolsku.pl
• inne strony, aplikacje i systemy należące do Thaipol.com Co., Ltd., które odwołują się do niniejszej Polityki Prywatności.

Poszczególne serwisy pełnią różne funkcje. Mogą służyć między innymi do prezentowania informacji o Tajlandii, przygotowania planów podróży, obsługi zapytań, rezerwacji usług turystycznych, korzystania z przewodnika AI oraz realizacji płatności.

Dane przetwarzamy wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usług, obsługi użytkowników, realizacji rezerwacji, bezpieczeństwa naszych systemów oraz wykonywania obowiązków prawnych.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Thaipol.com Co., Ltd.
134/97 Nunpayom Road
Maptapud District, Rayong 21150
Thailand

Tax ID: 0215566007421
Licencja turystyczna: TAT nr 11/12061
Oficjalny rejestr licencji turystycznych: sprawdź licencję w rejestrze

E-mail: info@thaipol.com
Telefon / WhatsApp: +66 814 131 931

Serwisy zarządzane przez Administratora obejmują między innymi:

• https://www.thaipol.com
• https://www.tajskiewakacje.pl
• https://www.thaitripguide.com
• https://www.tajlandiapopolsku.pl

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z nami poprzez wskazany adres e-mail.

Jakie dane możemy zbierać?

Zakres danych zależy od serwisu, sposobu kontaktu i rodzaju usługi, z której korzysta użytkownik.

Możemy przetwarzać między innymi:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane przekazane w formularzach kontaktowych,
• informacje przekazane podczas tworzenia zapytania lub rezerwacji,
• informacje dotyczące planowanej podróży,
• terminy pobytu,
• liczbę uczestników,
• preferencje dotyczące podróży,
• preferencje dotyczące hoteli, wycieczek, transferów i innych usług,
• dane potrzebne do przygotowania i realizacji rezerwacji,
• dane rozliczeniowe,
• informacje dotyczące płatności,
• historię kontaktu i korespondencji,
• dane przekazane podczas rozmowy z Asystentem Podróży lub innymi funkcjami AI,
• dobrowolnie utworzony profil podróży w ThaiTripGuide,
• informacje o lokalizacji urządzenia, jeśli użytkownik wyrazi na to zgodę,
• adres IP,
• informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym i urządzeniu,
• dane dotyczące sposobu korzystania z naszych serwisów,
• informacje zapisane w plikach cookies i podobnych technologiach.

W przypadku usług wymagających dodatkowych informacji możemy poprosić o dane niezbędne do realizacji konkretnej rezerwacji.

Nie wymagamy podawania danych, które nie są potrzebne do wykonania danej usługi.

W jakich celach wykorzystujemy dane?

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• przygotowania oferty turystycznej,
• stworzenia planu podróży,
• przygotowania kalkulacji i wyceny,
• utworzenia i obsługi rezerwacji,
• organizacji wycieczek i pobytów,
• rezerwacji zakwaterowania,
• organizacji transferów realizowanych przez zewnętrznych usługodawców,
• organizacji rejsów, przepraw promowych i innych usług turystycznych,
• kontaktu z klientem,
• obsługi płatności,
• wystawiania dokumentów księgowych i podatkowych,
• obsługi reklamacji,
• zachowania historii ustaleń,
• działania funkcji AI,
• personalizacji rekomendacji turystycznych,
• wyszukiwania miejsc znajdujących się w pobliżu użytkownika,
• poprawy jakości naszych usług,
• analizy działania serwisów,
• zapobiegania oszustwom i nadużyciom,
• zapewnienia bezpieczeństwa systemów,
• prowadzenia statystyk,
• marketingu, jeśli użytkownik wyraził wymaganą zgodę,
• realizacji obowiązków prawnych i podatkowych.

Podstawy przetwarzania danych

Działania przed zawarciem umowy

Dane mogą być przetwarzane, gdy użytkownik:

• wysyła zapytanie,
• prosi o przygotowanie oferty,
• tworzy rezerwację wstępną,
• korzysta z formularza,
• korzysta z Asystenta Podróży.

Realizacja umowy

Dane mogą być przetwarzane, gdy są konieczne do realizacji potwierdzonej usługi turystycznej, płatności lub innego świadczenia zamówionego przez klienta.

Obowiązki prawne

Dane mogą być przetwarzane, gdy wymagają tego przepisy dotyczące między innymi:

• księgowości,
• podatków,
• rozliczeń,
• dokumentacji wymaganej przez właściwe organy.

Uzasadniony interes Administratora

Może obejmować między innymi:

• bezpieczeństwo serwisów,
• zapobieganie nadużyciom,
• zachowanie historii ustaleń,
• poprawę jakości obsługi,
• obsługę reklamacji,
• zabezpieczenie ewentualnych roszczeń.

Zgoda użytkownika

Zgoda może być podstawą przetwarzania między innymi w przypadku:

• określonych działań marketingowych,
• wybranych plików cookies,
• dostępu do lokalizacji urządzenia,
• funkcji wymagających dodatkowych uprawnień.

W przypadku użytkowników objętych przepisami GDPR, tajską ustawą PDPA lub innymi właściwymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych stosujemy podstawy prawne wymagane przez odpowiednie przepisy.

AI, Asystent Podróży i ThaiTripGuide

Nasze serwisy mogą wykorzystywać systemy sztucznej inteligencji do wspierania użytkowników.

AI może pomagać między innymi w:

• przygotowaniu planu podróży,
• odpowiadaniu na pytania,
• wyszukiwaniu atrakcji,
• rekomendowaniu miejsc,
• porządkowaniu informacji o podróży,
• przygotowaniu wstępnej oferty,
• obsłudze użytkownika.

ThaiTripGuide może korzystać z informacji takich jak:

• aktualna lokalizacja,
• pora dnia,
• preferencje podróżne,
• wybrana funkcja,
• pytanie użytkownika,
• dane dotyczące miejsc i atrakcji.

Profil podróży może być tworzony bez podawania danych pozwalających na bezpośrednią identyfikację użytkownika.

Dane przekazane systemom AI są wykorzystywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania określonej funkcji.

Niektóre funkcje mogą korzystać z usług zewnętrznych dostawców technologii AI. W takim przypadku przekazywany jest zakres danych potrzebny do wykonania określonego zadania.

Użytkownik nie powinien przekazywać systemom AI informacji szczególnie wrażliwych, jeżeli nie są one potrzebne do realizacji usługi.

Lokalizacja

Niektóre funkcje ThaiTripGuide mogą korzystać z lokalizacji urządzenia.

Lokalizacja może być wykorzystywana do:

• wyszukiwania miejsc w pobliżu,
• prezentowania restauracji i atrakcji,
• wyszukiwania aptek, bankomatów, kantorów lub sklepów,
• przygotowania wskazówek transportowych,
• dopasowania rekomendacji do aktualnego miejsca użytkownika.

Dostęp do lokalizacji wymaga odpowiedniego uprawnienia udzielonego przez użytkownika w przeglądarce lub systemie operacyjnym.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub odebrać takie uprawnienie.

Płatności

Płatności za nasze usługi mogą być obsługiwane przez zewnętrznych operatorów płatności.

Mogą to być między innymi:

• Stripe,
• banki,
• operatorzy kart płatniczych,
• inni licencjonowani dostawcy usług płatniczych.

Dane dotyczące kart płatniczych mogą być przekazywane bezpośrednio operatorowi płatności za pośrednictwem jego zabezpieczonych systemów.

Thaipol.com Co., Ltd. nie musi posiadać dostępu do pełnych danych karty płatniczej.

Operatorzy płatności przetwarzają dane zgodnie z własnymi zasadami prywatności, regulaminami oraz wymaganiami bezpieczeństwa.

Możemy przechowywać dane dotyczące transakcji w zakresie koniecznym do:

• potwierdzenia płatności,
• realizacji rezerwacji,
• księgowości,
• rozliczeń,
• obsługi reklamacji,
• zapobiegania oszustwom.

Komu możemy przekazywać dane?

Dane mogą być udostępniane wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do wykonania określonej usługi, obsługi płatności, zapewnienia działania naszych systemów lub wykonania obowiązku prawnego.

Odbiorcami danych mogą być:

• pracownicy Thaipol.com Co., Ltd.,
• upoważnieni współpracownicy,
• przewodnicy,
• hotele i inne obiekty noclegowe,
• operatorzy transferów,
• lokalni przewoźnicy,
• operatorzy promów i łodzi,
• operatorzy wycieczek,
• lokalni partnerzy turystyczni,
• operatorzy płatności,
• banki,
• dostawcy usług IT,
• dostawcy hostingu,
• dostawcy poczty elektronicznej,
• dostawcy systemów AI,
• dostawcy map i usług lokalizacyjnych,
• podmioty księgowe,
• prawnicy i doradcy,
• organy administracji publicznej, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Dane są przekazywane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego celu.

Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników osobom trzecim.

W jaki sposób możemy przekazywać dane?

W zależności od rodzaju usługi dane mogą być przekazywane za pomocą:

• systemów rezerwacyjnych,
• zabezpieczonych paneli internetowych,
• systemów płatniczych,
• poczty elektronicznej,
• interfejsów API,
• komunikatorów używanych do bieżącej obsługi rezerwacji,
• innych kanałów komunikacji niezbędnych do wykonania konkretnej usługi.

Zakres przekazywanych danych ograniczamy do informacji potrzebnych konkretnemu usługodawcy.

Przykładowo hotel może otrzymać dane potrzebne do utworzenia rezerwacji, natomiast kierowca realizujący transfer może otrzymać jedynie imię klienta, termin, miejsce odbioru, numer lotu lub dane kontaktowe potrzebne do wykonania przejazdu.

Jeżeli dany system umożliwia korzystanie z szyfrowanych lub zabezpieczonych kanałów transmisji, stosujemy takie rozwiązania zgodnie z jego funkcjonalnością i charakterem przekazywanych danych.

Przepływ danych pomiędzy naszymi serwisami

ThaiPol.com, TajskieWakacje.pl, ThaiTripGuide.com oraz TajlandiaPoPolsku.pl są zarządzane przez tego samego Administratora.

Dane mogą być wykorzystywane pomiędzy naszymi własnymi systemami, jeżeli jest to niezbędne do:

• obsługi klienta,
• realizacji rezerwacji,
• przygotowania planu podróży,
• aktywacji zakupionej usługi,
• obsługi płatności,
• zapewnienia dostępu do funkcji ThaiTripGuide,
• zachowania historii ustaleń,
• bezpieczeństwa systemów.

Przepływ informacji pomiędzy naszymi własnymi serwisami nie oznacza przekazania danych innemu niezależnemu przedsiębiorstwu.

Administratorem pozostaje Thaipol.com Co., Ltd.

Partnerzy turystyczni i sposób realizacji usług

Thaipol.com Co., Ltd. działa jako licencjonowane biuro podróży i touroperator na podstawie licencji TAT nr 11/12061.

Organizujemy dla klientów usługi turystyczne, które mogą obejmować między innymi:

• zakwaterowanie,
• wycieczki,
• transfery,
• przejazdy,
• rejsy,
• przeprawy promowe,
• usługi przewodnickie,
• inne usługi związane z podróżą.

Poszczególne elementy podróży mogą być wykonywane przez niezależnych zewnętrznych usługodawców.

Mogą to być między innymi:

• hotele,
• lokalne firmy transferowe,
• taksówki,
• przewoźnicy,
• operatorzy promów,
• operatorzy łodzi,
• przewodnicy,
• lokalni organizatorzy wycieczek,
• inni dostawcy usług turystycznych.

Thaipol.com Co., Ltd. organizuje i sprzedaje takie usługi jako biuro podróży lub touroperator, ale nie oznacza to, że wykonuje każdą z tych usług samodzielnie.

W szczególności organizowanie transferu, przejazdu, rejsu lub przeprawy promowej jako części usługi turystycznej nie oznacza, że Thaipol.com Co., Ltd. działa jako przewoźnik lub operator transportowy.

Transport jest wykonywany przez niezależnych dostawców świadczących daną usługę w ramach własnej działalności.

Podobnie rezerwowanie zakwaterowania dla klienta nie oznacza, że Thaipol.com Co., Ltd. jest operatorem hotelowym.

Poszczególni usługodawcy odpowiadają za posiadanie licencji, zezwoleń i uprawnień wymaganych dla działalności, którą faktycznie wykonują.

Nasza rola polega na organizacji całej usługi turystycznej, komunikacji z klientem, przygotowaniu rezerwacji oraz rozliczeniu odpowiednich elementów podróży.

W związku z realizacją takich usług możemy przekazać zewnętrznemu dostawcy dane niezbędne do wykonania konkretnego świadczenia.

Przekazujemy tylko informacje wymagane do realizacji danej rezerwacji.

Przekazywanie danych pomiędzy państwami

Thaipol.com Co., Ltd. prowadzi działalność w Tajlandii.

Z tego względu dane użytkowników z innych państw mogą być przetwarzane w Tajlandii lub przekazywane do Tajlandii.

Dane mogą być również przetwarzane przez zewnętrznych dostawców technologicznych posiadających infrastrukturę w innych państwach.

Może to dotyczyć między innymi:

• hostingu,
• płatności,
• systemów AI,
• poczty elektronicznej,
• analityki,
• usług mapowych.

Korzystamy z dostawców, którzy stosują własne środki bezpieczeństwa i zasady ochrony danych.

W przypadku gdy przepisy obowiązujące użytkownika wymagają dodatkowych zabezpieczeń dotyczących transferu danych międzynarodowych, stosujemy wymagane rozwiązania w zakresie mającym zastosowanie do naszej działalności.

Prywatne przejazdy: dane operacyjne i dokumentacja kursu

Przy obsłudze prywatnych przejazdów przetwarzamy dane klienta, trasę i termin, dane kontaktowe, parametry usługi, treść wyceny, status płatności, identyfikatory zamówienia oraz historię zdarzeń. Historia może zawierać dokładny czas w UTC i czasie Tajlandii, wersję zaakceptowanych dokumentów, adres IP, informacje o przeglądarce i techniczne identyfikatory żądania. Dane te służą zawarciu i wykonaniu umowy, obsłudze płatności, bezpieczeństwu oraz wykazaniu przebiegu zamówienia.

Kierowca może dodać do konkretnego kursu zdjęcie przypisanego pojazdu oraz zdjęcia wykonane przy odbiorze i zakończeniu przejazdu. Materiały są używane do identyfikacji pojazdu, obsługi klienta, dokumentowania wykonania usługi i wyjaśniania reklamacji lub sporów. Dostęp otrzymują tylko klient danego kursu w zakresie potrzebnym do realizacji, przypisany kierowca oraz upoważniona obsługa.

Mapy, podpowiedzi adresów, tłumaczenia i dostawcy

Podpowiedzi i weryfikacja miejsc mogą korzystać z usług Google Maps lub Google Places. Treść zapytania, trasy i notatek może być tłumaczona przy użyciu dostawców usług językowych lub AI wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi klienta, kierowcy i Organizatora. Prosimy nie wpisywać w notatkach danych szczególnych ani informacji, które nie są potrzebne do realizacji przejazdu.

Dane mogą być przekazywane przypisanemu kierowcy lub dyspozytorowi, operatorom płatności i bankom, dostawcom hostingu, poczty, map, tłumaczeń i narzędzi technicznych, w zakresie koniecznym do wykonania ich zadań i z odpowiednimi zabezpieczeniami.

Okresy przechowywania dla przejazdów

• niepotwierdzone zapytania i wygasłe wyceny: co do zasady do 12 miesięcy od ostatniej czynności;
• dane rezerwacji, akceptacji, realizacji i zdjęcia dokumentacyjne: co do zasady do 24 miesięcy po wykonaniu lub anulowaniu, a dłużej, gdy jest to potrzebne do rozpatrzenia reklamacji, sporu albo obrony roszczeń;
• dane księgowe, podatkowe i płatnicze: przez okres wymagany przepisami;
• logi techniczne i bezpieczeństwa: co do zasady do 12 miesięcy, chyba że konkretny zapis jest potrzebny jako dowód zdarzenia lub do wyjaśnienia nadużycia.

Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, obowiązek prawny oraz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, rozliczalności i obronie roszczeń. Akceptacja regulaminu nie jest zgodą marketingową.

Jak długo przechowujemy dane?

Dane przechowujemy przez okres potrzebny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Dane dotyczące zapytań mogą być przechowywane przez czas potrzebny do:

• przygotowania odpowiedzi,
• obsługi klienta,
• zachowania historii ustaleń,
• ewentualnego powrotu do przygotowanej oferty.

Dane dotyczące potwierdzonych rezerwacji mogą być przechowywane:

• przez czas realizacji usługi,
• przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi,
• przez okres potrzebny do obsługi reklamacji,
• przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

Dane techniczne mogą być przechowywane przez okres uzasadniony bezpieczeństwem, analizą działania systemów oraz funkcjonowaniem odpowiednich narzędzi.

Cookies i podobne technologie

Nasze strony mogą wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie.

Mogą one służyć do:

• prawidłowego działania serwisu,
• utrzymywania sesji,
• zapamiętywania ustawień,
• obsługi formularzy,
• analizy ruchu,
• poprawy bezpieczeństwa,
• pomiaru skuteczności serwisu,
• działań marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce oraz za pomocą dostępnych narzędzi zarządzania zgodą.

Ograniczenie niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie wybranych funkcji serwisu.

Analityka i reklama

Możemy korzystać z zewnętrznych narzędzi analitycznych i reklamowych.

W zależności od używanego rozwiązania mogą one przetwarzać informacje takie jak:

• adres IP,
• typ urządzenia,
• informacje o przeglądarce,
• odwiedzone strony,
• czas wizyty,
• źródło wejścia na stronę,
• sposób korzystania z wybranych funkcji serwisu.

Narzędzia wymagające zgody użytkownika są uruchamiane zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustawieniami zgody.

Danych użytkowników nie sprzedajemy podmiotom reklamowym.

Linki do zewnętrznych stron i usług

Nasze serwisy mogą zawierać linki prowadzące do:

• hoteli,
• partnerów turystycznych,
• operatorów płatności,
• map,
• serwisów społecznościowych,
• przewoźników,
• innych niezależnych stron i usług.

Zewnętrzne podmioty działają niezależnie i mogą stosować własne polityki prywatności oraz regulaminy.

Thaipol.com Co., Ltd. nie odpowiada za sposób przetwarzania danych przez niezależne serwisy zewnętrzne.

Zalecamy zapoznanie się z zasadami prywatności obowiązującymi u odpowiedniego dostawcy.

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed:

• nieuprawnionym dostępem,
• utratą,
• przypadkową zmianą,
• zniszczeniem,
• nieuprawnionym ujawnieniem,
• wykorzystaniem niezgodnym z przeznaczeniem.

W zależności od systemu środki te mogą obejmować między innymi:

• szyfrowane połączenia HTTPS,
• kontrolę dostępu,
• uwierzytelnianie użytkowników administracyjnych,
• ograniczanie dostępu do danych,
• kopie bezpieczeństwa,
• monitoring bezpieczeństwa,
• aktualizacje oprogramowania,
• zabezpieczenia infrastruktury serwerowej,
• korzystanie z zewnętrznych dostawców posiadających własne mechanizmy bezpieczeństwa.

Dostęp do danych otrzymują tylko osoby lub podmioty, które potrzebują ich do wykonania określonego zadania.

Nie istnieje system teleinformatyczny gwarantujący całkowite wyeliminowanie ryzyka, dlatego stosowane środki bezpieczeństwa są dostosowywane do charakteru danych i sposobu ich przetwarzania.

Prawa użytkownika

W zależności od obowiązujących przepisów użytkownik może mieć prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• otrzymania kopii danych,
• poprawienia danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• wycofania zgody,
• uzyskania informacji o sposobie przetwarzania danych,
• złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z przysługujących praw można skontaktować się z nami pod adresem:

E-mail: info@thaipol.com

Marketing i komunikacja

Dane mogą być wykorzystywane do celów marketingowych tylko wtedy, gdy pozwalają na to obowiązujące przepisy lub użytkownik udzielił wymaganej zgody.

Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z komunikacji marketingowej:

• poprzez dostępny mechanizm rezygnacji,
• odpowiadając na otrzymaną wiadomość,
• kontaktując się bezpośrednio z nami.

Nie sprzedajemy baz danych użytkowników podmiotom reklamowym ani innym osobom trzecim.

Aktualizacje Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• rozwoju naszych serwisów,
• uruchomienia nowych funkcji,
• zmian dostawców technologicznych,
• zmian sposobu realizacji usług,
• wdrożenia nowych narzędzi AI,
• zmian w systemach płatności,
• zmian sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w naszych serwisach.

Kontakt

W przypadku pytań dotyczących Polityki Prywatności lub przetwarzania danych można skontaktować się z nami:

Thaipol.com Co., Ltd.
134/97 Nunpayom Road
Maptapud District, Rayong 21150
Thailand

Tax ID: 0215566007421
Licencja turystyczna: TAT nr 11/12061
Oficjalny rejestr licencji turystycznych w Tajlandii

E-mail: info@thaipol.com
Telefon / WhatsApp: +66 814 131 931